Conflicten met meerdere stakeholders, denk aan overheden, bedrijven, maatschappelijke organisaties, burgers of beroepsgroepen, zijn zelden overzichtelijk. Er is vaak geen duidelijke tegenstelling tussen “partij A” en “partij B”, maar een kluwen van belangen, wederzijdse afhankelijkheden, verstoorde verhoudingen en uiteenlopende verwachtingen.
Als mediator met ruim twintig jaar ervaring in dit soort complexe omgevingen weet ik: je kunt pas gaan bewegen, als je eerst weet wát er beweegt. En belangrijker nog: waar het vastzit, waar de ruimte zit, en wat de betrokkenen drijft.
Na een eerste verkenning of inventarisatieronde is het dan ook cruciaal om niet meteen “het gesprek te starten”, maar eerst een zorgvuldig plan van aanpak op te stellen: een procesontwerp dat recht doet aan de complexiteit, belangen en verhoudingen tussen partijen.
Wat gebeurt er in de inventarisatieronde?
In deze fase voer je afzonderlijke gesprekken met alle relevante stakeholders. Je verkent:
- wat hun perspectief op het conflict is;
- welke belangen, zorgen en doelen zij hebben;
- wat hun onderlinge verhoudingen zijn;
- waar afhankelijkheden liggen (financieel, juridisch, politiek, sociaal);
- hoe groot hun urgentie of bereidheid tot samenwerking is;
- wat hun ervaringen met eerdere pogingen tot oplossing zijn.
Deze gesprekken geven niet alleen inhoudelijke informatie, maar ook waardevolle inzichten in percepties, machtsevenwichten, vertrouwensniveaus en de strategische overwegingen van partijen.
Waarom is een plan van aanpak zo belangrijk?
Een goed plan van aanpak zorgt voor:
- structuur in de complexiteit;
- transparantie en voorspelbaarheid voor alle partijen;
- gelijkwaardigheid in procesparticipatie;
- borging van tempo en momentum;
- en een gedeeld proceskader, ook als er nog geen gedeelde inhoud is.
Het voorkomt dat het proces ontaardt in chaos, onbegrip of dominantie van de luidste stem.
Wat staat er in een goed procesontwerp?
Een procesontwerp is maatwerk, maar bevat doorgaans:
- Heldere procesdoelen: Wat willen we bereiken met dit traject? Is het probleemoplossing, relatieherstel, beleidsafstemming of een combinatie?
- Wie zitten aan tafel (en wie niet): Welke partijen doen mee? Wie heeft formeel of informeel invloed? Zijn er partijen die indirect geraakt worden en toch betrokken moeten worden?
- Afspraak over vertrouwelijkheid en communicatie: Hoe gaan we om met vertrouwelijkheid binnen het proces? Hoe wordt er naar buiten gecommuniceerd?
- Fasering van het proces, bijvoorbeeld:
- Fase 1: gezamenlijke informatieverkenning
- Fase 2: inventarisatie van belangen
- Fase 3: scenario- of oplossingsontwikkeling
- Fase 4: besluitvorming
- Spelregels en procesafspraken: Wat mag je van elkaar verwachten? Wat gebeurt er bij een impasse? Hoe wordt er besloten? Wat doen we bij uitval?
- De rol van de begeleider: Wat is de rol van de mediator of procesbegeleider? Wanneer intervenieert hij of zij? Hoe wordt neutraliteit bewaakt
- Tijdslijnen en evaluatiemomenten: Hoe vaak komen we samen? Wanneer reflecteren we op het proces zelf?
Voorbeeld uit de praktijk:
In een geschil tussen vier gemeenten, een provincie, twee ministeries, een bouwcombinatie en meerdere bewonersorganisaties over een omstreden gebiedsontwikkeling werd pas beweging zichtbaar toen we na de eerste gespreksronde samen een procesontwerp opstelden. Iedereen kon zijn zorgen kwijt — niet over de inhoud, maar over het proces.
Pas toen er overeenstemming was over het “hoe”, ontstond ruimte voor het “wat”.
Tot slot
In complexe conflicten is de reflex vaak om snel “met elkaar in gesprek te gaan”. Maar zonder een gedeeld proceskader is dat gesprek al bij voorbaat gedoemd om te ontsporen.
Een goed plan van aanpak is geen bureaucratisch document — het is de brug tussen wantrouwen en samenwerking.
En soms is dát al een doorbraak op zich.
--
Felix Merks
Mediator, trainer en oprichter van Result ADR
Felix Merks aan het woord
mr. Felix Merks, oprichter van Result ADR, deelt maandelijks zijn inzichten, ervaring en visie op leiderschap, conflictmanagement en mediation. Aan de hand van relevante inzichten van o.a. the Harvard Program on Negotiation schijnt hij licht op praktijkvoorbeelden en actuele thema’s en geeft hij een frisse blik op vraagstukken die veel organisaties raken.
Van het omgaan met lastig gedrag tot het voorkomen van escalaties en het versterken van betrokkenheid: Felix helpt professionals te reflecteren, te leren en effectiever te handelen in conflictsituaties.
